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Erfassung von unbaren Kartenumsätzen im Kassenbuch

Bei vielen bargeldintensiven Betrieben laufen bare und unbare Geschäftsvorfälle zusammen und werden über eine Registrierkasse aufgezeichnet. Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) schreiben aber vor, dass bare und unbare Geschäftsvorfälle getrennt voneinander erfasst werden müssen, denn die nicht getrennte Verbuchung von baren und unbaren Geschäftsvorfällen ohne genügende Kennzeichnung verstößt in der Regel gegen die Grundsätze der Wahrheit und Klarheit einer kaufmännischen Buchführung. Wo im Einzelhandel eine Trennung der baren von den unbaren Geschäftsvorfällen in der Registrierkasse noch problemlos möglich ist, da sich der Kunde bereits vor dem Kassiervorgang und dem Ausstellen des Beleges entschieden hat, bar oder mit EC- oder Kreditkarte zu bezahlen, stellt die Trennung für viele Unternehmer, gerade in der Gastronomie, eine Herausforderung dar. Hier entscheidet sich der Kunde in den meisten Fällen nämlich erst nach dem Ausstellen des Beleges, ob er bar oder unbar bezahlen möchte. Richtigerweise müsste die Bedienung in diesem Fall u.U. den Umsatz in der Registrierkasse stornieren und erneut erfassen, was im hektischen Tagesgeschäft jedoch meist unterbleibt. Dadurch ist es nicht möglich, aus den Auswertungen der Registrierkasse zu ersehen, wieviel der Umsätze am Tagesende bar oder mit EC- oder Kreditkarte gezahlt wurde. Da die Einnahmen aus der Registrierkasse jedoch auch in das Kassenbuch übernommen werden müssen und am Tagesende auch nur der tatsächliche Barbestand ausgewiesen sein darf, behilft man sich in der Praxis damit, im Kassenbuch auf der Einnahmenseite den gesamten Umsatz, der mit der Registrierkasse aufgezeichnet wurde und auf der Ausgabenseite die unbaren Zahlungen, die sich anhand der Auswertungen des EC-Terminals ergeben zu erfassen. Im Saldo ergibt sich so der richtige Tagesendbestand. Diese Vorgehensweise, die auch von den Betriebsprüfern in der Vergangenheit nicht beanstandet wurde, wurde im Sommer 2017 von der Finanzverwaltung, auf Anfrage des Deutschen Steuerberaterverbandes, abgelehnt. Auch die OFD Karlsruhe hat in ihrem im Februar veröffentlichten Merkblatt zur ordnungsgemäßen Kassenbuchführung ausgeführt, dass für jeden Vorgang die Zahlungsart zu erfassen ist und nur Barumsätze im Kassenbuch einzutragen sind. Unbare Zahlungen (Kreditkarte/EC-Umsätze etc.) seien auf separaten Konten abzubilden. Die enorme Praxisrelevanz des Themas hat nun auch die Bundessteuerberaterkammer dazu veranlasst, hierzu Stellung zu nehmen. Insbesondere in den Fällen, in denen eine kurzzeitige gemeinsame Verbuchung und Aufzeichnung von baren und unbaren Geschäftsvorfällen erfolgt und die unbaren Umsätze nachvollziehbar direkt wieder ausgebucht bzw. ausgetragen werden, sieht die Steuerberaterkammer keinen formellen Mangel und keinen Verstoß gegen die GoBD. Bei der geschilderten Verfahrensweise sei eine genügende Kennzeichnung gegeben. Zudem sollte klargestellt werden, dass in einem Tagesbericht bzw. Kassenbuch eine zahlungswegunabhängige Aufschlüsselung der Einnahmen nach Umsatzsteuersätzen ausreichend und innerhalb der baren und unbaren Einnahmen nicht zusätzlich eine Aufschlüsselung nach Umsatzsteuersätzen erforderlich sei. Anderenfalls dürften viele Registrierkassen nicht mehr verwendet werden.


Hinweis:
Die Bundessteuerberaterkammer regt an, eine entsprechende Nichtbeanstandungsregelung im sich derzeit in Arbeit befindlichen Anwendungsschreiben hinsichtlich der seit dem 1. Januar 2017 gesetzlich fixierten Einzelaufzeichnungspflicht aufzunehmen. Es bleibt zu hoffen, dass die Finanzverwaltung hier doch noch klein beigibt und die gelebte Vorgehensweise zulässt, denn unterm Strich ergibt sich der richtige Kassensaldo. Somit ist auch die Kassensturzfähigkeit gewahrt! Zu erwähnen ist aber auch, dass sich die Stellungnahme der BStBK lediglich auf die Erfassung im Kassenbuch bezieht. Die eingangs erwähnte Problematik, dass die Umsätze bereits in der Registrierkasse nicht getrennt erfasst werden, wird nicht aufgegriffen. Soweit dies das Kassensystem hergibt, muss eine getrennte Erfassung von baren und unbaren Vorgängen im Kassensystem erfolgen! Spätestens ab 2020 muss jedes neu angeschaffte und aufrüstbare Kassensystem die Möglichkeit bieten, bare und unbare Geschäftsvorfälle gesondert aufzuzeichnen, denn die Kassensicherungsverordnung schreibt vor, dass für jeden Kassiervorgang der Zahlungsweg zu erfassen ist. Bietet Ihr Kassensystem bereits jetzt die Möglichkeit, für den einzelnen Umsatz die Zahlungsweise zu erfassen, so müssen Sie dies auch tun. Weisen Sie Ihr Personal entsprechend an, für jeden Umsatz auch den Zahlungsweg zu erfassen! Die Finanzverwaltung ist in der Praxis dazu übergegangen, formelle Mängel in der Kassenbuchführung gezielt aufzugreifen. Es sollte daher unbedingt vermieden werden, den Betriebsprüfern unnötige Angriffsfläche für Beanstandungen zu liefern. 

Quelle: Eingabe der Bundessteuerberaterkammer zur Erfassung von unbaren Kartenumsätzen im Kassenbuch vom 27. April 2018, www. bstbk.de


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