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Einzelaufzeichnungspflicht bei  Bargeschäften (Kassenführung)

Das Bundesministerium der Finanzen hat aufgrund der Änderung der Abgabenordnung durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen den Anwendungserlass zur Abgabenordnung entsprechend angepasst und einige Zweifelsfragen, insbesondere hinsichtlich der Einzelaufzeichnungspflicht bei Kassenaufzeichnungen, geklärt.

Einzelaufzeichnungspflicht bei Barumsätzen
Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung gilt unabhängig von der Gewinnermittlungsart, also auch für Einnahmeüberschussrechner, die weder eine Bilanz erstellen noch Bücher führen müssen. Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung erfordern grundsätzlich die Aufzeichnung jedes einzelnen Geschäftsvorfalls unmittelbar nach seinem Abschluss und in einem Umfang, der einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit eine lückenlose Überprüfung seiner Grundlagen, seines Inhalts, seiner Entstehung und Abwicklung und seiner Bedeutung für den Betrieb ermöglicht.
Die Grundaufzeichnungen müssen so beschaffen sein, dass sie jederzeit eindeutig in ihre Einzelpositionen aufgegliedert werden können. Zeitnah zu der Entstehung des jeweiligen Geschäftsvorfalles aufzuzeichnen sind:

• der verkaufte, eindeutig bezeichnete Artikel;
• der endgültige Einzelverkaufspreis;
• der dazugehörige Umsatzsteuersatz und -betrag;
• vereinbarte Preisminderungen;
• die Zahlungsart; • das Datum und der Zeitpunkt des Umsatzes;
• die verkaufte Menge bzw. Anzahl;
• der Ausweis des Umsatzsteuerbetrages (zumindest in einer Summe auf den Rechnungsbetrag).
Diese Anforderungen gelten entsprechend auch für Dienstleistungen.
Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung gilt grundsätzlich unabhängig davon, ob der Steuerpflichtige ein elektronisches Aufzeichnungssystem oder eine offene Ladenkasse verwendet. Wird zur Erfassung von aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfällen ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet und fällt dieses aus (z.B. Stromausfall, technischer Defekt), ist während dieser Zeit eine Aufzeichnung auf Papier zulässig. Die Ausfallzeiten sind zu dokumentieren.

Ausnahme von der Einzelaufzeichnungspflicht aus Zumutbarkeitsgründen

Die Aufzeichnung jedes einzelnen Geschäftsvorfalls ist nur dann nicht zumutbar, wenn es technisch, betriebswirtschaftlich und praktisch unmöglich ist, die einzelnen Geschäftsvorfälle aufzuzeichnen. Das Vorliegen dieser Voraussetzungen ist durch den Steuerpflichtigen nachzuweisen.
Soweit der Steuerpflichtige mehrere Geschäftskassen führt, sind die Anforderungen an die Aufzeichnung von baren und unbaren Geschäftsvorfällen für jede einzelne Sonder- und Nebenkasse zu beachten.
Die Zumutbarkeitsüberlegungen, die der Ausnahmeregelung zugrunde liegen, sind grundsätzlich auch auf Dienstleistungen übertragbar.

Aufzeichnungspflichten von Waagen

Liegen Einzeldaten einer Waage (Artikel, Gewicht bzw. Menge und Preis der Ware) eines aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Geschäftsvorfalls vor, sind diese einzeln aufzuzeichnen und aufzubewahren. Werden diese Einzeldaten zusätzlich in einem elektronischen Kassensystem aufgezeichnet, wird es nicht beanstandet, wenn die Einzeldaten der Waage nicht zusätzlich aufbewahrt werden.

Offene Ladenkassen

Es besteht keine gesetzliche Pflicht zur Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems. Einzelaufzeichnungen können durch die vollständige und detaillierte Erfassung aller baren Geschäftsvorfälle in Form eines Kassenbuches erfolgen. Wird ein Kassenbericht zur Ermittlung der Tageslosung verwendet, kann die Einzelaufzeichnung auch durch die geordnete Sammlung aller Barbelege gewährleistet werden. Besteht aus Zumutbarkeitsgründen keine Verpflichtung zur Einzelaufzeichnung, müssen die Bareinnahmen zumindest anhand eines Kassenberichts nachgewiesen werden. Von diesem Kassenendbestand werden der Kassenendbestand bei Geschäftsschluss des Vortags sowie die durch Eigenbeleg zu belegenden Bar- einlagen abgezogen. Ausgaben und durch Eigenbeleg nachzuweisende Barentnahmen sind hinzuzurechnen. Ein sog. „Zählprotokoll“ ist nicht erforderlich, erleichtert jedoch den Nachweis des tatsächlichen Auszählens.

Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten

Werden Kasseneinnahmen und Kassenausgaben ausnahmsweise erst am nächsten Geschäftstag aufgezeichnet, ist dies noch ordnungsgemäß, wenn zwingende geschäftliche Gründe einer Aufzeichnung noch am gleichen Tag entgegenstehen und aus den Aufzeichnungen und Unterlagen sicher entnommen werden kann, wie sich der sollmäßige Kassenbestand entwickelt hat.

Verkaufsautomaten

Bei Kassen ohne Verkaufspersonal wird es nicht beanstandet, wenn diese nicht täglich, sondern erst bei Leerrung ausgezählt werden. Kassenaufzeichnungen müssen so beschaffen sein, dass ein sachverständiger Dritter jederzeit in der Lage ist, den Sollbestand mit dem Istbestand der Geschäftskasse zu vergleichen.


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