Führung eines elektronischen Fahrtenbuches

Vor dem Niedersächsischen Finanzgericht stritten die Beteiligten um die ordnungsgemäße Führung eines Fahrtenbuches. Dabei war der Dienstwagen des Steuerpflichtigen mit einer sog. Telematiklösung inklusive der Funktion „elektronisches Fahrtenbuch“ ausgestattet. Sie verfügte über einen GPS-Empfänger und übermittelte über das Mobilfunknetz jeweils die aktuelle Position und zeichnete die Bewegungsdaten auf einem zentralen Server zur Erstellung eines elektronischen Fahrtenbuches auf. Der Anwender konnte später einer aufgezeichneten Fahrt über die Software einen vordefinierten Fahrtzweck zuordnen oder einen individuellen Fahrzweck eintragen. Diese Zuordnungen bleiben zunächst frei änderbar. Erst wenn der Anwender eine bestimmbare „Periode“ final bearbeitet und über das Programm „abgeschlossen“ hat, waren die Daten nach der Programmbeschreibung nicht mehr veränderbar. Dazu musste  zwingend der  tatsächliche  Kilometerstand des Fahrzeuges laut Fahrzeugtacho abgelesen und in der Software eingegeben werden. Abweichungen zwischen den Kilometerständen konnten dadurch entstehen, dass das Gerät während der Fahrt durch einen technisch bedingten Ausfall oder durch manuelles Abschalten nicht in Betrieb war. Das elektronisch geführte/ergänzte Fahrtenbuch konnte nach Abschluss einer Periode in eine ebenfalls nicht veränderbare PDF-Datei übertragen werden. Im vorliegenden Fall stellte die Außenprüfung fest, dass der im Fahrtenbuch enthaltene Kilometerstand nicht den Kilometerständen laut Werkstattrechnungen entsprach und erhöhte den Bruttoarbeitslohn des Steuerpflichtigen unter Anwendung der 1%-Regelung. Die Klage des Steuerpflichtigen hatte keinen Erfolg. Er habe zwar nachgewiesen, dass das vorgelegte Fahrtenbuch zeitnah geführt wurde, aber es reiche nicht aus, dass nur die Fahrten mit den per GPS ermittelten Geo-Daten selbst zeitnah aufgezeichnet würden – so das Finanzgericht. Vielmehr müssten alle Angaben, die für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch erforderlich seien, zeitnah in das Fahrtenbuch eingetragen werden. Das Steckmodul und die dazugehörige Datenbank habe nur die Fahrten mit den durch das GPS-Modul ermittelbaren Angaben der Fahrten im Rahmen der technischen Verfügbarkeit des Gerätes aufgezeichnet und in einer zentralen Datenbank gespeichert. Die zusätzlich unverzichtbaren Angaben zu den jeweils aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartnern müssten von dem Anwender ergänzt werden. Darüber hinaus seien die Fahrtenbücher insgesamt als nicht ordnungsgemäß zu verwerfen, weil der Steuerpflichtige die tatsächlichen Kilometerstände nach den Tachos der Fahrzeuge niemals den rechnerisch ermittelten Tachoständen in den Daten des elektronischen Fahrtenbuches gegenübergestellt habe. Daher seien vorliegend die Fahrtenbücher zu verwerfen.

Quelle: Niedersächsisches FG, Urteil vom 23. Januar 2019, 3 K 107/18, NZB eingelegt, (Az. des BFH: VI B 25/19)

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